Nebenkostenabrechnung fehlerhaft

Abrechnungsfehler Mietnebenkosten

 

Nach Ansicht der Mieterverbände ist nahezu jede zweite Nebenkostenabrechnung für eine deutsche Mietwohnung fehlerhaft. Sicher ist, dass Vermieter, Verwalter und Abrechnungsunternehmen eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten müssen, damit die Abrechnung rechtlich korrekt ist. Doch wann ist eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft?

Sind im Mietvertrag Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart, muss der Vermieter dem Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Diese muss auch für einen juristisch oder betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Laien nachvollziehbar sein.

Formeller Fehler oder materiellen Fehler



Wichtig ist die Unterscheidung zwischen formellen und materiellen Abrechnungsfehlern. Formelle Fehler führen zur Unwirksamkeit der Abrechnung; der Vermieter erfüllt dadurch seine Abrechnungspflicht nicht und eine berechnete Nachzahlung wird gar nicht erst fällig. Läuft die Abrechnungsfrist ab, ohne dass eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erteilt wird, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr fordern. Ausnahme: Er ist nicht schuld an der Verspätung. Dies kann zum Beispiel vorkommen, wenn sich Rechnungseingänge von Versorgern oder ein Grundsteuerbescheid verspäten.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen muss der Vermieter auch dann innerhalb der gesetzlichen Frist abrechnen, wenn die Eigentümerversammlung noch keinen Beschluss über die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft gefällt hat. Dies kann der Fall sein, wenn der WEG-Verwalter nicht oder unpünktlich abrechnet (Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15). Kann der Vermieter nachweisen, dass er nichts für die Verspätung konnte, kann er allerdings auch nach Fristablauf noch seine Nachzahlung geltend machen. Im Regelfall wird es jedoch nicht ausreichen, sich hier auf die fehlende Abrechnung des Verwalters zu berufen. Der BGH fordert in dem Urteil, dass der Vermieter eigene Schritte nachweisen muss, mit denen er sich vergeblich um eine pünktliche Abrechnung bemüht hat.

Findet innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist keine oder keine formell ordnungsgemäße Abrechnung statt, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB hinsichtlich der laufenden weiteren Betriebskostenvorauszahlungen, zumindest bis zur Höhe der Vorauszahlungen des abzurechnenden Zeitraumes (KG Berlin, Urteil vom 15.10.2001, Az. 8 U 2549/00). Wird eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erteilt, muss der Mieter die zurückbehaltenen Beträge begleichen (siehe LG Hamburg, Urteil vom 15.03.2005, Az. 316 S 162/04 sowie BGH, Urteil vom 28.05.2008, Az. VIII ZR 261/07).

Ist das Mietverhältnis bereits beendet und erfolgt innerhalb der Abrechnungsfrist keine formell korrekte Abrechnung, kann der Mieter sogar die Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen des jeweiligen Abrechnungszeitraumes verlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, Az. VIII ZR 57/04). Diesem Anspruch kann der Vermieter begegnen, indem er eine entsprechende Abrechnung durchführt und zusendet.

Anforderung an eine Abrechnung



Eine formell korrekte Abrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Ein- und Ausgaben liefern. Sie muss zwingend folgende Mindestangaben enthalten:

  • Aufstellung der gesamten Betriebskosten des Gebäudes,
  • Verteilerschlüssel für die einzelnen Kostenarten,
  • Berechnung der Anteile des einzelnen Mieters,
  • Aufstellung der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung fehlerhaft und formell unwirksam. Nicht fehlen sollten ferner eine genaue Bezeichnung des Mietobjekts (Adresse und Stockwerk der Wohnung) sowie des Abrechnungszeitraumes.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine formelle Unrichtigkeit der Nebenkostenabrechnung auch dann vorliegt, wenn der Mieter nicht in der Lage ist, anhand der Abrechnung die Art des Umlageschlüssels für die einzelnen Kostenpositionen herauszufinden und die Berechnungen nachzuvollziehen (Urteil vom 19.11.2008, Az. VIII ZR 295/07). Im konkreten Fall hatte ein Vermieter private Abkürzungen für die Umlageschlüssel benutzt.

Unter materiellen beziehungsweise inhaltlichen Fehlern der Nebenkostenabrechnung versteht man zum Beispiel Rechenfehler, die Verwendung von zweifelhaften oder ständig wechselnden Wohnflächenangaben, die Umlage von nicht umlagefähigen Kosten, die Doppeltberechnung umlagefähiger Positionen, die fehlerhafte Anrechnung von Leerständen oder Gewerbeeinheiten. Werden Verwaltungskosten, Reparatur- oder Instandhaltungskosten auf die Mieter umgelegt, stellt dies einen materiellen Abrechnungsfehler dar. Nicht umgelegt werden dürfen ferner Positionen, die nicht als regelmäßig entstehende Kosten, sondern nur einmalig oder in größeren Zeitabständen entstehen – etwa eine Fassadenreinigung, eine einmalige Ungezieferbekämpfung oder das Fällen von Bäumen auf dem Mietgrundstück.

Der BGH hält nicht mehr daran fest, dass die Angabe von „bereinigten“ Gesamtkosten zur formellen Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung führt. Der Vermieter darf also zum Beispiel bei einer Anlage aus mehreren Gebäuden nur die Gesamtkosten des jeweiligen Gebäudes in der Abrechnung aufführen, obwohl er diese zuerst anhand der Gesamtkosten der Anlage ermittelt hat. Hat der Vermieter den Gesamtbetrag des Hauses zuvor um nicht umlagefähige Kostenpositionen bereinigt, muss er dies nicht extra aufführen oder erklären (Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VIII ZR 93/15).

Auch doppelt berechnete Positionen sind Abrechnungsfehler. Hausmeisterkosten etwa sind umlagefähig. Führt aber der Hausmeister Wartungsarbeiten an der Heizanlage durch und räumt im Winter Schnee, dürfen Heizungswartung und Schneeräumen nicht in anderen Kostenpositionen ein zweites Mal enthalten sein.

Häufig werden auch im Bereich der „sonstigen Nebenkosten“ Fehler gemacht. Hier darf nur abgerechnet werden, was ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurde.

Ein weiterer Fehler kann darin bestehen, dass die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Nebenkosten unzulässigerweise auf den Mieter umgelegt werden. Auch bei Gewerbeeinheiten im Haus ist Vorsicht geboten: Werden hier in bestimmten Bereichen höhere Kosten verursacht als bei der Wohnnutzung (zum Beispiel Abfallentsorgung), dürfen diese nicht in die Gesamtabrechnung des Hauses mit einfließen.

Mieter kann korrekte Abrechnung einfordern



Ist die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft, kann der Mieter eine korrekte Abrechnung fordern. Ein Zurückbehaltungsrecht an der geforderten Nachzahlung hat der Mieter nur bei besonders schwerwiegenden Fehlern. Wann diese vorliegen, kann von den Gerichten durchaus unterschiedlich beurteilt werden. Mieter entrichten in solchen Zweifelsfällen die Nachzahlung oft unter dem Vorbehalt der Rückforderung und lassen die Abrechnung dann prüfen. Gerichtliche Rückforderungen zuviel entrichteter Nebenkosten sind möglich. Der Mieter muss jedoch die maximale gesetzliche Einwendungsfrist von 12 Monaten ab Erhalt der Betriebskostenabrechnung beachten. Nach Ablauf dieses Zeitraumes kann er keine Einwände gegen die Abrechnung mehr vorbringen (§ 556 Abs.3 BGB). Ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Vorauszahlungen hat der Mieter bei materiellen Abrechnungsfehlern nicht (BGH, Urteil vom 28.05.2008, Az. VIII ZR 261/07).

Am 15.05.2012 hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass nicht nur bei formellen Fehlern eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen unzulässig ist, sondern auch bei materiellen Fehlern (Az. VIII ZR 245/11).

 

 


Hinweise

In diesem Text wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mit gemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Bitte lassen Sie die Sachverhalte in Ihrem konkreten Einzelfall von einem Rechtsanwalt und/oder Steuerberater klären.

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